Mais segurança, menos espaço físico, quase nada de papel. Pensando nisso e na comodidade de alunos, ex-alunos, pais e funcionários, a Facex está implantando, em toda a instituição, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), processo que consiste na digitalização de documentos importantes e na informatização de processos na escola e faculdade.

De acordo com Wesley Pimenta, gestor de Tecnologia da Informação (TI) da Facex, a demanda por espaço físico era crescente, afinal são mais de 40 anos de história em forma de documentos, arquivos públicos. “Somos fieis depositários do Ministério da Educação (MEC)”, explicou.

Para iniciar o processo de digitalização, a Facex contratou a consultoria da empresa Consae, de Minas Gerais, especializada em educação e certificação digital. Os dois primeiros equipamentos adquiridos pela instituição já têm a capacidade de digitalizar, juntos, 8 mil documentos por dia. “Começamos pelo arquivo morto, para ganhar espaço”, disse Wesley.

Ainda segundo o gestor de TI, todo o papel não mais útil, após ser digitalizado e estar em condições seguras de perpetuação documental, será incinerado ou reciclado. Ele acrescenta, ainda, que, com a digitalização, alunos e ex-alunos terão acesso mais rapidamente a documentos escolares, recebendo cópias válidas e autenticadas.

“Além da digitalização dos arquivos, a Facex tem uma visão mais à frente: pretende facilitar consultas aos coordenadores de cursos, que terão diário digital, e informatizar completamente os setores contábil e administrativo, que usarão cada vez menos papel”, completou o gestor de TI.